仕事の優先順位をすばやく直観的に決定しても、どうしようもない時の対策
まず2×2の4マスを描きます。このうち、X軸とY軸はそれぞれ以下のようなことを表しています。
X軸（横軸）：「むずかしさ」。時間、コスト、労力、リスク、複雑さなどのネガティブな度合い。
Y軸（縦軸）：「重要性」。収入、コスト節約、やらないことによるリスク（実はこれが重要）、要するにポジティブな度合い。左下が最も値が低く、離れれば離れるほど値は高くなります。通常のグラフと同じ感じですね。
（中略）
1.簡単にできて今すぐ開始できるが重要性が高いものをまず左上に配置
2.簡単にできないし重要性も明らかに低いどうでもいいものを左下に配置
3.それらと相対的に比較して、重要性が上か下か、労力やコストはどうなるのか？を比較して残りのものを配置
4.一度配置したものをずらさなければならないときにはずらすこと
5.最終的に配置が決まったら最も左上にあるものから順に実行すること。
6.やる順番は左上→左下→右上→右下。場合によっては右下に配置されたものはもうやらない方がいいかもしれないのでそれも検討すること
7.ただし右上にあるものは最終的にはしなくてはならないことで、しかも戦略的に重要であるにも関わらず時間がかかったり労力が必要だったりすることなので覚悟を決めてじっくりとやっていくこと
忙しすぎてわけがわからなくなったとき、僕も同じようなことをやる。
ほとんど変わらないけど、僕はこんな感じ。
重要度、納期が軸。
難しさ大きさで表現する。難しいタスクは大きく書く。
こうすると2次元を3次元っぽく使える。
重要度、納期、難しさ(大変さ・問題の大きさなど)、を平面で表現できるかなと。
これをやると、現在抱えてるタスクがわかりやすくなる。
でも、これをやったからといって、仕事は片付かない。あたりまえだ。
というわけで、これをどうやって片付けていくのが重要だと思う。
そのため右側にきたやつは、基本的にいろいろ調整して進めていかなくてはならない。
なにせ納期が短いのだ。
これをやった結果、ほんとうに忙しい時は、以下のような分布になってしまうことが多い。
とにかく納期が短いタスクがいっぱいある。しかも重要なタスクもいっぱいある。
結局素直にやっていたら、納期は守れなくなってしまう。
やれやれだ。
棒の場合、こんな時の対策は、主に以下の3つ。
- タスクを減らす
- タスクをずらす
- 気合と根性
タスクを減らす
このタスクがほんとうに必要なのか、再確認する。必要なければ消す。
実は作業着手不可能なタスクが紛れ込んでいたりもするので。
他の人に振れるタスクなら、他の人に振る。自分から振りにくければ、プロジェクトリーダなどに相談して、振り分けてもらう。
タスクをずらす
納期の調整ができそうなものは、納期を遅らせてもらう。
右上のタスクだけに着目して、タスクを4つに分類してみる。
そこで右上に残ったものをまずやる。2段階でタスクを分類すれば、いろいろな調整がしやすくなる。
ほんとうにほんとうに大事なのは、これとこれですよね？とか。
気合と根性
これが必要になるときもある。
僕の場合、1ヶ月くらいだったらある程度無理できる。1週間程度なら、休出と徹夜とか。
トラブル対応とかで、短気決戦の場合も多い。
ただしプロジェクトの炎上などで、慢性的にこういう状態になるのは、なるべく避ける。
無理すべきポイントと、無理してはいけないポイントがあると思う。
気合と根性だけでは乗り越えられない問題のほうが多いと思うし。
忙しい時期もあったけど、一応、微妙に、なんとか、とりあえず、いろいろ迷惑掛けながら、こんな感じでやってきた。
ほんとうはこういう状況に陥らないことが大事なんだけど、避けられないこともある。
こういう状況じゃないと、学べないこともあると思う。
